Opgave:

Implementering af fritagelsesproces i Københavns Kommune for Digital Post.

Primære risici:

Uklare rammer og sene leverancer fra nationalt hold.

Opgave der løbende blev større, og skal løses i samarbejde mellem flere forvaltninger, uden tilførte ressourcer.

Løsning:

Nært samarbejde med alle forvaltninger. Inddragelse, konsensusfokus og kommunikation.

Dialog med nationale aktører.

”Tænk selv” forud, fremrykning af aktiviteter hvor muligt og risikovillighed fra ledelse og konsulent ift. hurtige beslutninger.

Resultat:

Implementering inden for deadlines med enighed om opgavefordeling imellem forvaltningerne. Ingen medie-storm eller væsentlige borgerklager.

Kommentarer fra kunden:

Projektejer:

”Lisette formåede at skabe rammer og konsensus imellem forvaltningernes ledelse på denne ekstra-opgave, og sikre at forvaltningerne tog ejerskab for opgaven. Dette medførte at kommunen kunne samarbejde fokuseret, og dermed nå de meget snævre deadlines […]. Kommunen har dermed opnået målet om at fremstå kompetent og ensartet i sagsbehandlingen over for de berørte borgere.  

Digitaliseringschef, Københavns Kommune

Programleder:

”Jeg har gennem de seneste to år haft et tæt samarbejde med Lisette Jalking, da hun har været projektleder på flere strategisk vigtige projekter. Projekterne har været karakteriseret af høj grad af kompleksitet, idet der har været mange uafklarede forhold i opstartsfaserne, mange interessenter, modstand mod forandringer og ikke mindst en række afhængigheder til andre projekter.

Lisette har selvstændigt og med højt energiniveau ledet projekterne yderst tilfredsstillende. Hun er god til at skabe overblik og sikre forankring hos den øverste ledelse. Hun sørger for, at alle interessenter bliver hørt, men hun sikrer ligeledes, at der er fremdrift på projekterne. Når der opstår modstand mod forandringer, så får hun vendt situationen til noget konstruktivt, hvorved der opstå ny energi i projekterne. Endelig er hun konstant optaget af den overordnede målsætning for hele programmet. Jeg kan kun give Lisette de varmeste anbefalinger.”

Programleder, Københavns Kommune

Projektet:

Stor driftsbesparelse årligt skulle opnås ved at udvide central telefoniplatform i Københavns Kommune med 50 lokationer, samt optimere brug af analoge linjer.

Primære risici:

Prisnedsættelse medført reduceret potentiale. Ukendte muligheder ift. optimering af analoge linjer.

For få implementeringsressourcer med påkrævede kompetencer. Meget høj teknisk kompleksitet på halvdelen af lokationerne.

Løsning:

Samarbejde med involverede  forvaltninger og klar ansvarsplacering. Skarp styring af ressourcer, for fordeling af opgaver ved kompetenceknaphed. Bred analyse af analoge linjer, medførte ekstra potentiale på før ukendt område.

Resultat:

Implementering iht. tidsplan, kvalitetskriterier og budget. Effektiviseringsresultater opnået som planlagt.

Kommentarer fra kunden:

Projektejer:

Københavns Borgerservice har gennem seks år brugt Lisette Jalking som ekstern konsulent/projektleder på en række store opgaver samt projekter. Når man på den måde løbende bruger den samme person flere gange, så er der en åbenlys grund: Opgaverne bliver løst af med utrolig høj kvalitet samt med en nidkærhed ift. om, vi som kunde får projektet implementeret med størst mulig effekt og værdi.

Lisettes samarbejdsevner er i den henseende helt afgørende for, om vi har fået succes med vores projekter. Dvs. at hun evner at få samarbejdet til at glide på tværs af vores meget store organisation i Københavns Kommune - også ift. de forskellige andre eksterne leverandører, som måtte være involveret.

Senest har Lisette været projektleder på en udvidelse af den centrale telefoni-løsning, hvor yderligere 3.000 brugere er blevet koblet på. Ved projektafslutning sagde et styregruppemedlem: ”at dette var den bedste projektledelse, han havde oplevet”. Alt fra mødeforberedelse, notater, analyser, rapporter og mødeledelse er gået op i en højere enhed.

Kontorchef, Københavns Kommune

Den interne projektdeltager:

"Fagligt er Lisette en yderst kompetent projektleder på alle hendes ansvarsområder. Hun har altid fokus på projektet, hvilket jeg synes er en kvalitet i komplekse projekter, hvor der er mange interessenter, samarbejdspartnere, leverandører, deadlines samt små vigtige detaljer.

Personligt har jeg haft megen glæde af at samarbejde med Lisette og jeg sætter stor pris på hendes gåpåmod, gode humør og hendes engagement samt villighed til at lære meget tekniske forretningsgange. Med Lisette som projektleder får man en garant for, at projektet får den styring og bevågenhed, der er med til at sikre at projektet kommer i hus."

Telefoniansvarlig, Københavns Kommune

Opgave:

Systemejerrollen ønskedes udviklet fra at være uens udført og dokumenteret af de forskellige systemejere, til et professionelt, ensartet systemejerskab.

Metode:

Forløb med udvikling af konkrete arbejdsgange og dokumentation, parallelt med forandringsledelse. 100% involvering og indflydelse fra deltagerne, men fra ledelse og konsulent blev tilført styring og støtte for opnåelse af ensartethed og forbedringer.

Opgaven har dels krævet intensivt arbejde, men også modningstid, hvorfor projektforløbet har afbrudt  af modningsperioder med normalt arbejde.

Resultat:

Systemejerne har opnået en tydelig faglig identitet, herunder ensartede processer og ens tilgang til systemejeropgaven. 

Afdelingen arbejder proaktivt med systemejerskab, herunder sikkerhed og dokumentation, samt øget leverandørstyring. Markant forøgelse af systemejeres selvforståelse og sikkerhed i varetagelse af opgaven.

Kommentarer fra kunden:

Systemejer:

”Projektet har betydet, at man som systemejere har et overblik over arbejdsgange, dokumentation og procedurer, både når det gælder projektfase, implementeringsfase, overgang til drift og i driftsfasen. Ligeledes har det givet en ensartethed på tværs af alle systemerne, vi ved hvor vi skal finde dokumentationen på alle systemerne.[…]

Efterfølgende har dette medvirket til at vi, fra denne oprindelige gruppe, rigtig gerne har ville samarbejde, fordi vores forskelligheder betyder at vi får taget fat om væsentlig flere problematikker end vi ellers ville have gjort. Det har også medvirket til at vi er blevet gode til at lytte til hinanden, og dette, helt til vi har talt færdigt, så den fulde forståelse opnås.

Lisette har været ekstremt god til at styre tropperne, og til at holde fast i at vi skal have opfyldt målene, også selvom der har været meget travlt. Hun har også været god til at styre diskussionerne, så vi ikke kom helt på afveje.

Når skemaer, plancher og tegninger blev alt for uoverskuelige for mig, og uforståelige, så har hun været god til at give rum for anden tankegang, og til at forklare indhold m.m.

Alt i alt har dette været en proces som kan anbefales til alle, og jeg må sige at jeg synes at udbyttet har været ekstremt højt.”

Systemejer, Københavns Kommune